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17 Online-Apps, um die Kommunikation und Zusammenarbeit bei Telearbeit zu verbessern

Vor einigen Jahren war das Konzept der Telearbeit noch verpönt unter Führungskräften, und nur wenige Unternehmen erlaubten ihren Mitarbeitern die Arbeit von zuhause aus oder stellten Leute an weit entfernten Standorten ein. In letzter Zeit jedoch scheint sich das zu ändern. Technologie ermöglicht es uns heute, von überall aus der Welt aus zu arbeiten. Mehr und mehr Unternehmen erkennen die Vorteile der Telearbeit. Tatsächlich mussten selbst Unternehmen, die das Modell für sich nicht für möglich hielten, jetzt im Zuge von Corona, Möglichkeiten für Home Office implementieren.

Die Zusammenarbeit kann sich bei Telearbeit manchmal als ziemliche Herausforderung darstellen, gerade wenn das Unternehmen die Möglichkeit bisher nicht oder nur zaghaft eingesetzt hat. Manchmal erlauben von zuhause zu arbeiten ist eine Sache, aber den Großteil der Mitarbeiter in Telearbeit zu schicken, setzt eine umfassende Planung voraus. Und da es keine präzise Anleitung gibt, wie man da genau vorgeht, kommen wahrscheinlich einige Fragen auf, wie z.B. „Wie kann ich ein Team über mehrere Zeitzonen hinweg managen?“,“Wie kann das Team effizient zusammenarbeiten?“ oder „Wie kann man effektiv kommunizieren, ohne Verlust von Informationen?“.

Die Antwort ist relativ einfach – Benutzen Sie die richtigen Tools. In einem anderen Beitrag haben wir bereits cloud-basierte Projektmanagement-Apps für die effiziente Zusammenarbeit in Teams vorgestellt. Dieser Beitrag behandelt alle (bzw. die, die wir für relevant halten) Online-Apps die Teams in Telearbeit nutzen können, um zu kommunizieren, an Projekten und Aufgaben zusammenzuarbeiten und vieles mehr.

1. Apps für die Kommunikation

Effektive Kommunikation ist ein essentieller Faktor, um eine gesunde und starke Beziehung zwischen allen Ebenen des Unternehmens zu fördern bzw. zu erhalten. Das ist besonders wichtig in geographisch verstreuten Teams. In die nötige Infrastruktur investieren und diese Tools nutzen wird zu höherer Produktivität, verstärkter Innovationskraft und erhöhter Arbeitsmoral führen.

Communication

Welche Apps können Sie nutzen?

Google Hangouts

Vollständig in die G Suite integriert, ist Google Hangouts eine Anwendung für Videokonferenzen für Unternehmen jeder Größe, die auf der robusten und sicheren globalen Infrastruktur des Konzerns aufbaut. Sie müssen lediglich ein Meeting einrichten und die Verbindung für Ihr Remote-Team freigeben, ohne sich um die Erstellung von Konten oder die Installation von Plug-ins kümmern zu müssen. Die Anwendung ist in Ihren Kalender integriert, wird über all Ihre Geräte synchronisiert und ermöglicht die Aufzeichnung von Anrufen und Instant Messaging.

Alexis Monson

Google Hangouts macht es uns einfach über Text und Video mit mehreren Leuten aus unserem Team zur gleichen Zeit zu kommunizieren, und das während unser Team kontinuierlich wächst. Es gibt uns die gleichen Vorteile von persönlichen Gesprächen, selbst wenn wir uns nicht zu Gesicht bekommen.

Alexis Monson

Gründerin von Punkpost

Skype

Die wohl am längsten am Markt bestehende Anwendung für Videoanrufe. Skype ist kostenlos und eignet sich auch für Videokonferenzen. Die Online-App ermöglicht auch Instant Messaging, Anrufe auf Festnetz- und Mobiltelefone, Voicemail, Bildschirm teilen und SMS. Das alles macht es zur perfekten Anwendung für Remote-Teams.

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Slack

Mit einer wirklich ausgefeilten Chatoberfläche und privaten und öffentlichen Chat-Räumen hat sich Slack in den letzten Jahren zum unangefochtenen Champion der Teamkommunikation entwickelt. Die einfache und leicht zu bedienende Oberfläche ermöglicht es geographisch verstreuten Mitarbeitern Fotos, Videos und Dokumente auszutauschen, Erinnerungen zu erstellen und verschiedene Add-Ons zu nutzen.

WUSSTEN SIE SCHON?

17% der Befragten wünschen sich eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation mit ihrem Remote-Team.

Quelle: 2019 State of Remote Report

Jell

Wenn Sie mit Remote-Teams, verstreut über den ganzen Globus und über mehrere Zeitzonen hinweg, zusammenarbeiten, kann die Organisation eines Meetings zur Herausforderung werden. Mit Jell kann eine Krise jedoch verhindert werden. Jell gibt jedem Teammitglied einen Überblick über die Kalender der anderen Mietglieder, angepasst an die lokale Zeit. Perfekt um die täglichen SCRUM Meetings zu planen.

Zoom

Zoom Video Communications ist eine amerikanische Kommunikationstechnologie, die Videotelefonie und Online-Chat-Dienste über eine cloud-basierte peer-to-peer Softwareplattform anbietet. In jüngster Zeit, gerade wegen COVID-19 und der Zunahme an Home Office und Fernlehre, wurde Zoom in großem Umfang für Videokonferenzen, Telearbeit, Fernunterricht und persönliche Beziehungen genutzt.

2. Apps für’s Zeitmanagement

Bei der Führung von großen Remote-Team ist es fast unmöglich jeden Mitarbeiter persönlich anzuschreiben, um zu erfahren, an was gerade gearbeitet wird, oder wie der aktuelle Stand des Projekts ist. Und das ist genau der Grund, warum Online-Apps für das Zeitmanagement von so unschätzbarem Wert für Unternehmen sind, die Mitarbeiter in Telearbeit haben. Einige der besten Anwendungen für Zeitmanagement sind:

Time Management

actiTIME

actiTIME ist eine Software zur Zeiterfassung, mit der Benutzer die für verschiedenen Aufgaben aufgewendeten Stunden aufzeichnen und die tatsächliche Zeit mit der geschätzten vergleichen können. Einer der Hauptvorteile von actiTIME für Manager ist die Möglichkeit zu überprüfen, welches Teammitglied an welcher Aufgabe beteiligt ist, und zu bewerten, ob die delegierte Arbeit auch termingerecht abgeschlossen wird.

Apps zum Zeitmanagement ermöglichen Zeitaudits, aufgabenbezogene Zeitschätzungen und die Verwendung von visuellen Kalendern, die eine bessere Nutzung der wichtigsten Ressource, der Zeit, fördern.

TimeDoctor

TimeDoctor berücksichtigt die verschiedenen Websites und Anwendungen, die die Mitarbeiter besuchen und benutzen, und erstellt Berichte darüber, wie die Arbeitszeit genutzt wird. Die App macht optional auch Screenshots von den Arbeitsplätzen der Mitarbeiter. Auf diese Weise können Manager mit TimeDoctor jederzeit die tägliche Leistung jedes Teammitglieds überprüfen, egal wo sich diese befinden.

3. Apps für’s Projektmanagement und effiziente Kollaboration

Ein Bericht, veröffentlicht vom Harvard Business Review, behauptet, dass die Geheimzutat für Kreativität eine gute Kollaboration der Teammitglieder ist. Gerade für Teams in Telearbeit kann sich das manchmal als schwierig herausstellen, dabei ist eine effiziente Zusammenarbeit essentiell für die Schaffung von neuen Produkten, eine gute Kommunikation und hohe Produktivität.

Project management and collaboration bei Telearbeit

Einige der besten Apps zur Kollaboration, die Sie bei der Arbeit mit Remote-Teams nutzen können sind:

Podio

Podio ist eine Software zur Kollaboration, die Teams bei der Organisation von Aufgaben und Projekten durch ein System unterstützt, das Inhalt, Kontext und Gespräche an einem Ort zusammenführt. Mit automatisierten Workflows, der Planung von Meetings, unbegrenztem Speicherplatz, integrierter Chat-Funktion, personalisierten Dashboards, Aufgabenmanagement, eine zusätzliche CRM-Funktion und Datenvisualisierung wird Podio vor allem von großen IT-Unternehmen für die Zusammenarbeit genutzt.

Trello

Trello ist eine der bekanntesten Anwendungen für Projektmanagement für Remote-Teams in Telearbeit. Bekannt ist es dabei für seine Einfachheit und seine großzügige freie Schicht. Das vereinfachte, auf Kanban-Karten basierte System, ermöglicht es Einzelpersonen oder kleinen Teams einen grundlegenden Framework zu erstellen. Sie können Aufgaben verfolgen, Dateien, Bilder und Links an die Kanban-Tafel anhängen, benutzerdefinierte Dropdown-Menüs einrichten und Tafeln archivieren, die Sie vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt wieder benötigen.

Asana

Was haben Uber, Dropbox und Pinterest gemeinsam? Sie alle nutzen Asana zum Projektmanagement. Asana ist eine Anwendung zum Projektmanagement und zur Kollaboration, dass Sie benutzen können, um Ihre Arbeit in geteilten Projekten zu organisieren, auf Kanban-Tafeln anzeigen zu lassen, und Aufgaben in Teilaufgaben herunterzubrechen. Desweiteren kann man bestimmte Meilensteine eines Projekts visualisieren, den Fortschritt teilen, Aufgaben zuweisen, Workflows erstellen, Dateien von Cloud-Speichern anhängen und Freigabe-Prozesse einfügen.

Anastasia Churazova

Wir haben es mit vielen kleinen Aufgaben zu tun, und uns fällt es schwierig zu verfolgen, wer eigentlich für was verantwortlich ist. Daher haben wir uns für Asana entschieden. Bei der Planung eines Projekts können wir es in Aufgaben aufteilen, und diese wiederum in Teilaufgaben, dann können wir alle Aufgaben den Teammitgliedern zuweisen und die Deadlines setzen. Es ist alles ganz einfach.

Anastasia Churazova

CMO bei Nuclino

Milanote

Traditionelles Notizen machen und Brainstorming auf einem Whiteboard funktioniert vielleicht, wenn alle im gleichen Raum sitzen, aber scheitert leider bei Telearbeit. Und genau da hilft Milanote. Milanote ermöglicht es den Benutzern Notizen zu machen, Grafiken anzuhängen, Links einzufügen, und lässt alles auf einfache Weise miteinander verknüpfen. Mit Pfeilen, Linien oder individuellen Methoden lässt sich alles zusammenfügen und visualisieren.

Basecamp

Mit über 2 Millionen Kunden ist Basecamp ein Veteran unter den Anwendungen für Projektmanagement. Was Basecamp auszeichnet und von den zig anderen Apps unterscheidet, ist die einfache, übersichtliche und leistungsstarke Oberfläche. Unkomplizierte Anweisungen, E-Mail-Integration, visuell ansprechende Aufgaben-Dashboards und ein ausgeklügeltes Berichtspaket machen die Nutzung der Plattform zu einer reibungslosen und effizienten Erfahrung.

4. Apps für die Datenverwaltung

File Management

Google Drive

Wenn Sie Arbeitsdokumente, Präsentationen und Tabellenkalkulationen mit mehreren entfernten Teammitgliedern gemeinsam nutzen müssen, ist Google Drive die perfekte Lösung. Es ist super schnell, kostenlos, bietet erschwingliche Speicher-Pakete, und kann von jedem internetfähigen Gerät aufgerufen werden.

Eric Nagel

Eine gut organisierte Google Drive ist essentiell für unser Remote-Team. Mein Kollege und ich können Dokumente teilen, die nur für uns zwei bestimmt sind, oder unser Buchhalter kann Berichte für das Finanzteam hochladen. Das beste ist die Verfügbarkeit von überall, so dass es nicht darauf ankommt, ob ich im Home Office, im Coffee Shop oder direkt im Unternehmen arbeite. Selbst auf dem Smartphone ist alles verfügbar.

Eric Nagel

Geschäftsführender Partner bei Rust Built

Dropbox

Dropbox ist eine einfache, benutzerfreundliche Anwendung, die es Ihnen ermöglicht, all Ihre Dateien an einem sicheren Ort zu speichern und von Ihrem Computer, Smartphone oder Tablet aus darauf zuzugreifen. Die Auto-Synchronisationsfunktion der Anwendungen bedeutet, dass Änderungen an Dateien direkt auf allen Geräten zur Verfügung stehen.

Box

Unternehmen wie GE und Morgan Stanley schwören auf Box, eine cloud-basierte Anwendung zur Datenverwaltung, das Benutzern die sichere Speicherung und das Teilen von Dateien ermöglicht. Und das zu einem Preis von 5$ pro Benutzer.

5. Apps für’s Verwalten von Zeitzonen

Bei der Arbeit mit verstreuten Teams, verteilt auf dem gesamten Globus, kann es schwierig sein, immer zu wissen, welche Zeit gerade bei den Kollegen ist. Da unsere Welt immer stärker vernetzt wird, ist eine gute App zum Management der Zeitzonen wichtiger denn je.

Zeitzonenmanagement bei Telearbeit

World Time Buddy

World Time Buddy ist eine Software mit einem Zeitumrechner für weltweit verstreute Teams in Telearbeit. Es ist eine Weltuhr und ein Meeting-Planer in einem. Die App lässt Benutzer mehrere Zeitzonen vergleichen, Videokonferenzen und Online-Meetings planen.

10to8

10to8 ist eine Software zur Terminplanung für Remote-Teams und ermöglicht diesen, virtuelle Meetings und Online-Termine zu arrangieren. Die 2-Wege-Synchronisierung des Kalenders stellt sicher, dass keine Doppelbuchungen vorkommen, und die automatischen Erinnerungen helfen den Team, den Überblick über die Besprechungen zu behalten. Dadurch kann Zeitverschwendung und Verwirrung vermieden werden.

Wenn Sie etwas darüber erfahren möchten, wie Sie Ihr eigenes Remote-Team zur Softwareentwicklung in Indien einstellen möchten, dann melden Sie sich bei uns mit Hilfe des Kontaktformulars. Einer unserer Mitarbeiter meldet sich schnellstmöglich bei Ihnen. Sie haben auch die Möglichkeit unser Ebook zum Thema Offshoring der Softwareentwicklung herunter zu laden, das Ihnen das Modell erklärt und die Vorteile aufzeigt.

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