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5 Tipps, um ein virtuelles Team effektiver zu führen

Eine Umfrage von Global Workplace Analytics zeigte, dass fast 50% der weltweiten Arbeitnehmer in einer Art Telearbeit (nicht im Gebäude des Arbeitgebers) beschäftigt sind. Desweiteren gaben 80-90% der Befragten an, dass Sie gerne, zumindest für ein paar Tage in der Woche, von zu Hause aus arbeiten würden.

Für die Arbeitnehmer wiederum wird die Option sich ein virtuelles Team aufzubauen immer beliebter, da es schwer geworden ist, die richtigen Leute an nur einem Ort zu finden. Ohne die Beschränkungen durch das alleinige Einstellen auf dem heimischen Markt, können Unternehmen auf den globalen Arbeitsmarkt zugreifen und dabei auch noch immense Betriebskosten sparen. Trotz der signifikanten Vorteile gibt es immer noch Unternehmen die der Arbeit mit einem virtuellen Team sehr skeptisch gegenüberstehen. der Hauptgrund ist dafür unserer Meinung nach, dass diese Unternehmen glauben, die Komplexität der Zusammenarbeit würde sich erheblich erhöhen.

Standortflexibilität führt zu höherer Produktivität

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Wird es die Produktivität reduzieren? Was ist, wenn unsere Projekte scheitern? Ist es effizient ein virtuelles Team aufzubauen? Das sind einige der Zweifel, die Unternehmer im Angesicht der Entscheidung hegen. Dieser Beitrag soll alle diese Fragen beantworten. Dazu geben wir Ihnen 5 Tipps, die, wenn sie implementiert werden, zu maximal effizienter Zusammenarbeit und Produktivität führen.

1. Seien Sie proaktiv

Ihr internes Team sehen Sie jeden Tag im Büro. Die Kollegen laufen Ihnen fast immer über den Weg, es wird zusammen gegessen oder nach Feierabend noch zusammen gesessen. Sind sind immer in der Nähe und Sie können sie leicht erreichen, wenn Sie etwas brauchen. Ein virtuelles Team, beispielsweise in Indien, hunderte bis tausende Kilometer entfernt von Ihnen, kann nicht einfach in Ihr Büro kommen, wenn eine Frage, ein Anliegen, oder sogar eine Verärgerung drängt. Und genau da lohnt es sich proaktiv zu sein.

Höheres Zugehörigkeitsgefühl durch mehr Anerkennung

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Was bedeutet es proaktiv zu sein?

Einfach gesagt, es bedeutet, dass Sie sich die Extraarbeit machen, damit sich Ihr virtuelles Team fühlt als wäre es Teil des internen Teams. Ein fester Bestandteil Ihres Unternehmens eben.

Wenn sich ein Mitarbeiter, egal ob virtuell oder intern, wertgeschätzt und wahrgenommen fühlt, treten erst keine Verärgerungen auf und die Motivation (und auch die Produktivität) wird erheblich gesteigert. Einfache Dinge, wie das schnelle Antworten auf Nachrichten, virtuelle Räume zum Austausch, oder das Feiern von Geburtstagen und Firmenzugehörigkeit, scheinen oft nicht so wichtig, werden Ihnen von den Mitarbeitern aber oft sehr hoch angerechnet. Nutzen Sie jedes virtuelle Meeting als Möglichkeit, proaktiv auf alle Teammitglieder zuzugehen und eine gemeinschaftliche Zusammenarbeit zu fördern.

2. Erstellen Sie eine Kommunikationsstrategie

Vorbei sind die Tage als geografische Distanz die Kommunikation drastisch erschwerte. Durch die technologischen Fortschritte in der globalen Kommunikation ist es heute einfacher den je, auf viele verschiedene Arten miteinander in Kontakt zu treten.

Verschiedene Studien haben gezeigt, dass 60-90% der Kommunikation nicht durch Sprache stattfindet. Es ist also schon etwas schwieriger mit einem virtuellen Team, dass nicht physisch anwesend ist, zu kommunizieren. Daher ist es so wichtig eine Kommuikationsstrategie zu planen. Hier sind ein paar Dinge, die Sie dafür implementieren können.

  • Treten Sie mindestens einmal täglich mit Ihrem virtuellen Team in Kontakt. Es muss auch nicht immer bezogen auf die Arbeit sein.
  • Benutzen Sie mehrere Kommunikationskanäle. Instant Messaging (z.B. Slack) ist perfekt für schnelle Nachrichten und Updates. Videokonferenzen (z.B. Skype) können wir Präsentationen, Brainstorming, und Besprechungen genutzt werden. Wählen Sie Ihre Kanäle weise.
  • Planen Sie jede Woche bis alle 2 Wochen ein längeres Meeting mit dem ganzen Team. Nutzen Sie die Zeit um Prozessverbesserungen zu besprechen und loben Sie herausragende Leistungen vor versammelter Mannschaft. Die konstante Interaktion und das Einbinden gibt ein starkes Gefühl der Zusammengehörigkeit.

3. Nutzen sie cloud-basierte Software zum Projektmanagement

Wenn virtuelle Mitarbeiter wichtige Dokumente nicht finden können, Schwierigkeiten haben, Dateien zu downloaden, weil kein Cloud-Speicher vorhanden ist, oder Deadlines nicht einhalten, weil diese nirgends festgehalten werden, nutzen Sie die falschen Tools. Die Implementierung eines Aufgabenmanagement- und eines Projektmanagement-Tools ist essentiell. Einige sehr bekannte Tools sind zum Beispiel Wrike, Trello, Basecamp, Zoho Projects und Clarizen.

Software zum Projektmanagement für ein virtuelles Team

Das Sie nicht mit Ihren Augen sehen können, an was ein virtuelles Team gerade arbeitet, sind solche Tools eine absolute Notwendigkeit. Durch die Nutzung können Sie Projekte planen, gemeinsam an ihnen zusammmenarbeiten und den Fortschritt jedes Mitarbeiters genau überwachen. Aufgabenmanagement durch virtuelle Kanban Boards, ein anpassbares Dashboard mit wichtigen Kennzahlen und Statistiken, Cloud-Speicher und viele weitere Funktionen sind Teil der meisten cloud-basierten Software zum Projektmanagement.

Ein weiterer Vorteil eines solchen Tools ist die Einfachheit und, dass Sie alles an einem Platz finden. Nicht in jedem Büro ein Whiteboard, jeder Mitarbeiter einen eigenen Planer – alles für jeden zu jederzeit einsehbar. Und verloren gehen kann auch nichts. Jede Woche im Meeting besprechen Sie die Aufgaben und den Fortschritt Ihres virtuellen Teams, und das war’s auch schon. Es ist wirklich nicht so schwer!

4. Seien Sie transparent

Bei der Arbeit mit Entwicklern in einem virtuellen Team ist es oft nicht so leicht diesem den Gesamtzusammenhang ihres Beitrags zu vermitteln. Durch die Distanz bleibt manches was in den jeweiligen Büros passiert im Dunklen. Mitarbeiter nutzen ihre Manager oftmals als Maßstab, wie sich sich am Arbeitsplatz zu verhalten haben. Wenn Sie selbst offen und ehrlich sind, dann gibt es auch keinen Grund für Ihr virtuelles Team das nicht zu sein.

Durch Transparenz auf jedem Level und der Implementierung dieser in der Unternehmenskultur können Sie nicht nur das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter gewinnen, sonder auch sicherstellen, dass diese ohne zu zögern mit allen Fragen und Anliegen auf Sie zukommen. Die Ausübung von Transparenz schafft es am besten, Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen zu binden.

Wenn Sie beispielsweise wichtige Nachrichten teilen möchten, dann stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter sie zu gleichen zeit erfahren – nicht nur das interne Team. So fühlt sich Ihr virtuelles Team nicht so, als ob Sie den Mitgliedern Informationen vorenthalten würden.

5. Besuchen Sie Ihr virtuelles Team

Sie können nicht erwarten, dass sich Ihr virtuelles Team zum Unternehmen zugehörig fühlt, wenn Sie nicht zeigen, wie wichtig es für Sie ist.

Ihr virtuelles Team zu besuchen, auch wenn es nur einmal im Jahr ist, kann das Gefühl der Verbundenheit und Zugehörigkeit extrem stärken. Während dieser Zeit können Sie Einzelgespräche durchführen, um die Entwicklung jedes Teammitglieds zu besprechen, die Ziele für die Zukunft erfragen und die Leistung gemeinsam ausführlich analysieren. Sie können gemeinsame Ausflüge planen, bei denen Ihr internes und virtuelles Team auf persönlicher Ebene kommunizieren können. Teamarbeit fördern, gemeinsames Brainstorming, Gesellschaftspiele. Alles auf was Sie eben Lust haben!

Prequin's virtuelles Team in Bangalore, Indien

Dieses Bild ist entstanden als von unserem Kunden Prequin einige Mitarbeiter zu Besuch gekommen sind, um mit dem Team in Bangalore gemeinsam Zeit zu verbringen. Prequin besucht das Team mittlerweile fast monatlich mit verschiedenen Mitarbeitern des Unternehmens.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie selbst ein virtuelles Team in Indien einstellen können, kontaktieren Sie uns durch das Kontaktformular. Einer unserer Mitarbeiter meldet sich schnellstmöglich zurück. Wenn Sie sich noch unsicher sind, ob diese Option wirklich für Sie in Frage kommt, können Sie unser Ebook zum Thema Offshoring der Softwareentwicklung herunterladen. Wir hoffen es hilft Ihnen eine Entscheidung zu treffen.

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