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Arbeiten mit einem Remote Team: 8 Tipps für das Gelingen

Vor 10 Jahren sind in den USA fast 900.000 Arbeitsplätze weggefallen, da sie in Länder wie Indien oder die Philippinen verlagert wurden. Ungefähr 50% davon waren Jobs im Bereich IT und Programmieren. Viele Arbeitgeber glaubten daran, dass die Vorteile des Arbeitens mit einem Remote Team, es zur perfekten Lösung für die damalige schwierige wirtschaftliche Situation machten. Andere wiederum hatten Sorgen um die Nachhaltigkeit und Langlebigkeit von Offshoring.

Heute wissen wir, dass das Modell Offshoring äußerst erfolgreich ist und für viele Unternehmen unverzichtbar geworden ist. Dank den niedrigeren Gehältern, dem erweiterten Pool an talentierten Arbeitskräften und den unendlichen Innovationsmöglichkeiten, wurde Offshoring immer beliebter. Auch kleine und mittelgroße Unternehmen können von den Möglichkeiten profitieren.

In diesem Beitrag geben wir 8 Tipps, die das Managen von einem Remote Team einfacher machen und die Produktivität bei der Arbeit mit den weit entfernten Mitarbeitern erhöht.

1. Einen geeigneten Rekrutierungs- und Onboarding-Prozess etablieren

Vor allem anderen, sollte einem bewusst sein, welche Anforderungen man an das Remote Team hat. Welche Qualifikationen sollten potentielle Kandidaten mitbringen? Welche technischen Fähigkeiten, welche Mentalität und welche Einstellung sollten sie besitzen, um für das Unternehmen in Frage zu kommen.

Wenn die Profile vollständig definiert sind und es nicht bereits getan wurde, sollten die Mission und die Vision des Unternehmens zu Papier gebracht werden. Diese vermitteln dem Bewerber ein Bild des Unternehmens und auf was er sich einlässt. In den Stellenausschreibungen sollte man seine Anforderungen so präzise wie möglich festhalten, um wirklich nur relevante Bewerbungen zu erhalten.

Onboarding Prozess

Das ist ein ziemlich einfacher Prozess, und es hilft nicht nur dem Unternehmen, sondern auch dem Bewerber sich zu vergewissern, ob die Stelle für ihn die richtige ist. Theoretisch muss dann in der Tiefe nur noch analysiert werden, ob der Bewerber auch in das Team und die Kultur des Unternehmens passt.

2. Die richtigen Ziele festlegen

Die heutige Arbeitswelt ist mehr an kontinuierlichem Lernen und Self-Improvement interessiert, als an Stabilität und einem sicheren Arbeitsplatz. Beim Aufbau von einem Remote Team ist es daher sehr wichtig, kurz- und langfristige Ziele festzulegen. Und zwar für den Angestellten und das Unternehmen.

Versuche die Interessen des Teams mit denen des Unternehmens zu vereinbaren. Helfe jedem einzelnen zu verstehen, was von ihm erwartet wird und wie seine Arbeit zum Gesamterfolg beiträgt. Diese Perspektive kann oft Wunder wirken, wenn es um die Motivation geht.

Mehr als jemals zuvor, ist es von außerordentlicher Bedeutung, die Erwartungen des Teams an dich, als Arbeitgeber, zu erkennen und zu erfüllen. Der einfachste Weg um das zu tun, ist es, regelmäßig mit den Teammitgliedern in Kontakt zu treten und sie danach zu fragen.

3. Kommunikations-Tools ausgiebig nutzen

Das Scheitern, über die große Distanz mit einem Remote Team zu arbeiten, hat viele Unternehmen stark geschädigt. Mit einer Zeitverschiebung von 5-12 Stunden und einem damit verbundenen nur kleinen gemeinsamen Zeitfenster gemeinsamer Arbeitszeit, waren Anrufe und E-mails als Kommunikationsmittel unzumutbar.

Diverse Studien gehen davon aus, dass zwischen 60 und 90% unserer Kommunikation nonverbal stattfindet. Dadurch ist es nicht immer ganz so leicht zu wissen, ob alle das gleiche verstehen. Aber im Jahr 2019 ist natürlich auch Videotelefonie nichts mehr besonderes, und Missverständnisse können nachhaltig gelöst werden.

Tools zur Kollaboration

Effektive Tools zur Kommunikation zu benutzen ist essentiell, um Verwirrung und einer schlechten Beziehung zwischen dem heimischen und dem Remote Team vorzubeugen. Hier sind einige der Tools, die man nutzen sollte:

  • Instant Messaging – E-Mails haben definitiv ihren Nutzen. In der täglichen Kommunikation zwischen den Teammitgliedern bieten andere Programme jedoch eine Vielzahl an Funktionen, die alles etwas aufgeräumter und strukturierter gestalten. Man kann Gruppen für einzelne Teams erstellen, wo jeder zu jederzeit eine Nachricht für alle hinterlassen kann. Man kann einfach Dateien teilen und sich darüber austauschen. Man kann unternehmensweite Ankündigungen machen. Slack ist ein exzellentes Beispiel: es ist einfach zu handhaben und kann durch Erweiterungen (wie Google Drive oder Google Calendar) noch effektiver gemacht werden.
  • Telefonieren über das Internet – Das ist wahrscheinlich offensichtlich, jedoch nutzen noch nicht alle VoIP (Voice over IP). Es bietet die Funktionen eines normalen Telefons und noch ein paar mehr. Anrufbeantworter, Anrufaufzeichnung, Konferenzen und E-Mail-Transkription.
  • Cloudspeicher – Die Tage des Versendens von notdürftig benannten Work-Dokumenten per E-Mail sind gezählt. Cloud-basierte Dienste wie Google Docs sind weltweiter Standard für die Kollaboration bei Dokumenten geworden. Und Dateien lassen sich einfach über die Drive von allen im Unternehmen nutzen.
  • Screen Sharing – Das Teilen des Bildschirms in Echtzeit durch Programme wie TeamViewer kann ebenfalls die Produktivität steigern. Ihr Remote Team kann bei Demonstrationen oder Präsentationen Ihren Bildschirm sehen und so viel besser dem Gesagten folgen. Außerdem können sich die Teammitglieder gegenseitig bei Aufgaben unterstützen.

Manchmal ist es mit der Kommunikation auch zu viel des Guten. Achten Sie darauf, dass sie effektiv und in begrenzten Zeiträumen stattfindet. Es sollte genügend Zeit für produktive, ablenkungsfreie Arbeit zur Verfügung gestellt werden.

4. Tools zur Verwaltung und Verfolgung von Aktivitäten implementieren

Wenn Sie mit einem In-House-Team zusammenarbeiten, sehen Sie fast alle jeden Tag persönlich. Selbst wenn Sie nicht von jedem die Anwesenheit verfolgen, haben Sie eine Vorstellung davon, woran jedes Teammitglied arbeitet und sind mit ihren Aufgaben und bevorstehenden Deadlines vertraut.

Bei der Arbeit mit einem Remote Team sieht das jedoch anders aus.

Logistische Herausforderungen machen es schwieriger die Produktivität im Auge zu behalten. Die Arbeitsmoral und die Herangehensweise können in unterschiedlichen Ländern auch stark variieren. Das kann dazu führen, dass Aufgaben nicht mit dem gewünschten Ergebnis fertiggestellt werden.

Mittel zur Kommunikation

Daher ist das Implementieren von Tools, um die Produktivität zu messen, essentiell. Hier sind Vorschläge, wie das möglich wird:

  • Nutzen Sie ein Programm zum Aufgabenmanagement, indem jedem Mitarbeiter seine Aufgaben zugeordnet werden. Dort können sie ihren Fortschritt, mögliche Verzögerungen und Probleme dokumentieren. Durch die Transparenz gegenüber dem ganzen Team und dem Management, kann dann jeder sehen, wie schnell es voran geht.
  • Erstellen Sie einen Quartalsbericht und besprechen Sie diesen mit dem Team. Das ist auch eine Möglichkeit individuelle Performance-Reviews durchzuführen, besondere Leistungen zu honorieren und Optimierungsvorhaben zu präsentieren.

5. Ein Zugehörigkeitsgefühl schaffen

Es ist egal, ob Sie mit Ihrem Team zu Hause oder dem Remote Team arbeiten, jedes Teammitglied sollte wertgeschätzt werden und ein Gefühl der Zugehörigkeit zum Unternehmen haben.

Angenommen, ein Unternehmen in Los Angeles hat ein Team dort und eines in Bangalore, Indien. Sie arbeiten auf dasselbe Ziel hin, zur selben Zeit, für denselben Arbeitgeber.

Entscheidend ist, dass beide Teams auf das Ziel ausgerichtet sind. Allein eine einheitliche Kultur der Zugehörigkeit, auch über Grenzen hinweg, kann das gewährleisten. Eine Kultur der offenen Türen bezieht alle mit ein. Nur so kann man den verschiedenen Hintergründen und Ideen der Mitarbeiter gerecht werden.

Bedeutung der Unternehmenskultur

Zur gleichen Zeit, sollten alle über die Performance des Unternehmens informiert sein. Das hilft, dass alle Klarheit darüber haben, welchen Beitrag sie zum großen Ganzen leisten und hält die Motivation hoch.

Beim Managen beider Teams ist es folglich wichtig, dass sich jeder Mitarbeiter als wertvoll für das Unternehmen wahrnimmt. Auch wenn es einen gewissen Aufwand erfordert, dass sich alle verbunden fühlen, kann dies erheblich zum Erfolg beitragen.

6. Anspruchsvolle und wichtige Aufgaben zuweisen

Wenn Sie Entwickler offshore einstellen, werden diese oft als weniger talentiert wahrgenommen. Wegen den niedrigeren Gehältern oder aufgrund von Vorurteilen. Meistens trifft dies jedoch nicht zu.

Die Wahrheit ist, dass die Unterschiede in den Gehältern nur die unterschiedlichen Lebenshaltungskosten widerspiegeln. Also obwohl die Entwickler hochqualifiziert sind, werden ihnen oftmals nur Aufgaben zugewiesen, die weit unter ihren eigentlichen Fähigkeiten liegen.

Beim Offshoring der Softwareentwicklung geht es nicht nur um das Sparen von Kosten. Es geht um den zusätzlichen Zugriff auf talentierte Entwickler. Ihre Erwartungen an das neue Team dürfen die gleichen sein, wie an das zu Hause. Geben Sie ihnen eine Chance, Sie von ihrem Talent zu überzeugen.

7. Ihr Remote Team besuchen

Sie können das Team nicht zwingen, sich zum Unternehmen zugehörig zu fühlen. Sie müssen den Mitarbeitern das wirklich vermitteln.

Ihr Offshore-Büro zu besuchen, auch wenn es nur einmal im Jahr ist, kann dafür eine großartige Möglichkeit sein. Während Ihres Besuchs können Sie strategische Meetings abhalten, um die Ziele des Unternehmens zu besprechen und die Performance des Teams zu analysieren. Gemeinsame Unternehmungen können helfen, Beziehungen zu den Teammitgliedern aufzubauen, die Sie bisher nur aus Videoanrufen kennen.

8. Gute Leistungen honorieren

Es kann schon mal passieren, dass man dem weit entfernten Team nicht die gleiche Aufmerksamkeit wie dem heimischen widmet. Wenn gute Arbeit geleistet wird und das Unternehmen wie ein schweizer Uhrwerk funktioniert, dann sind alle glücklich. Aber das Anerkennen von harter Arbeit und exzellenten Ergebnissen ist für alle Teammitglieder sehr wichtig. Das hält die Motivation hoch und stärkt innerbetriebliche Beziehungen. Was können Sie also tun?

Versenden Sie Emails, um Mitarbeitern zum Erreichen von Meilensteinen zu gratulieren. Das ist eine einfache aber effektive Methode. Dadurch fühlen sie sich geschätzt und wahrgenommen. Zudem kann dadurch schon eine erste Bewertung der Ergebnisse erfolgen. Das Verteilen von Belohnungen, wie z.B. Gutscheine für Restaurants oder das Kino sind nicht teuer, bereiten aber große Freude für die Mitarbeiter.

Anerkennung der Leistungen

Das kann die Loyalität zum Unternehmen steigern, die Motivation und Stimmung hochhalten, und die Qualität der Ergebnisse positiv beeinflussen.

Die Arbeit mit einem Remote Team erfordert etwas Geduld und Ausdauer. Das Einstellen des Teams ist der erste Schritt, die nächste Herausforderung ist die langfristige Aufrechterhaltung.

Hier bei The Scalers stellen wir nicht nur erstklassige Remote Teams ein, wir führen Sie durch jeden notwendigen Schritt und helfen Ihnen anschließend, Ihr Team so effektiv wie möglich zu managen.

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Anmerkung der Redaktion:

Wenn wir in diesem Artikel von Entwicklern, Programmierern, Managern, Kandidaten, Mitarbeitern oder anderen Berufsbezeichnungen sprechen, so meinen wir gleichermaßen Frauen wie Männer.


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