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Sind cloud-basierte Lösungen die Zukunft des Projektmanagements?

Die Zusammenarbeit mit Remote-Teams ist ein Trend, der in der jüngsten Vergangenheit deutlich an Dynamik gewonnen hat. Eine Studie von Owl Labs diesen Jahres ergab, dass über 16% aller Unternehmen ausschließlich Remote-Teams beschäftigt. In der Computer- und Maschinenbauindustrie arbeiten weltweit über 70% der Mitarbeiter mindestens einmal pro Woche von zu Hause aus.

Und das ist nur ein Aspekt. Da immer mehr Unternehmen auf der ganzen Welt nach talentierten Mitarbeitern suchen, ist der Aufbau eines Remote-Teams in einem anderen Land keine Seltenheit mehr und genießt heutzutage auch einen besseren Ruf.

In einem solchen Szenario entfällt der Aufbau von Projektmanagement-Lösungen vor Ort. Unternehmen müssen den Fortschritt des IT-Projekts zwar immer noch überwachen, dies lässt sich aber nun durch kosteneffektivere Tools bewältigen, wie etwa cloud-basierte Lösungen.

Also, was is die Alternative?

Cloud-basierte Lösungen für das Projektmanagement

Stellen Sie sich vor, Sie benutzen Post-it’s, um den Fortschritt Ihrer Aufgaben zu verfolgen, oder vielleicht sogar ein Whiteboard, auf dem jeden Tag wieder Informationen gelöscht werden. Dadurch fehlt Ihnen die nötige Dokumentation, Zeiten werden nicht erfasst und die Übersichtlichkeit lässt auch zu Wünschen übrig. Ein Alptraum, oder? Durch cloud-basierte Lösungen zum Projektmanagement können Sie sich von diesen Methoden jedoch getrost verabschieden.

Einfach ausgedrückt, ist cloud-basiertes Projektmanagement das Planen, Ausführen und Überwachen eines IT-Projekts durch die Benutzung verschiedener Online-Tools. Das beinhaltet Programme zum Aufgabenmanagement, zur Dokumentation und als Wissensdatenbank. Oftmals mit vollständig, für Ihre Zwecke, anpassbaren Dashboards.

Wachstum von Cloud Computing

Source

Was sind die Vorteile für das Remote-Projektmanagement?

Eine von Buffer durchgeführte Umfrage ergab, dass über 17% der Befragten angaben, dass der Grund, warum sie keine Remote-Arbeit bevorzugen, in der mangelnden Kollaboration besteht. Mit cloud-basierten Tools werden Zusammenarbeit und Kommunikation jedoch deutlich reibungsloser und effektiver möglich. Und wie geht das genau?

Einfacher Zugang

Alles was Sie zur Implementation von cloud-basierter Software brauchen, ist eine gute Internetverbindung und ein Laptop, Smartphone oder Tablet. Für die Nutzung sind keine aufwendigen Schulungen, zusätzliche Geräte oder bestimmte Plattformen nötig. Egal ob Sie mit einem Offshore-Team in einem anderen Land oder mit einem Teamkollegen, der zu Hause sitzt, zusammenarbeiten. Es war noch nie so einfach wie heute.

Kostengünstig

Wenn Sie beispielsweise Teams in fünf verschiedenen Ländern verteilt haben, wird Sie der Kauf von Servern, Speicherplatz und sonstiger EDV zigtausende Euro kosten. Bei der Nutzung von Cloud-Tools sparen Sie erheblich Kosten und stellen gleichzeitig eine zentrale Plattform für Kommunikation, Kollaboration und Dokumentation zur Verfügung.

Cloud-basierte Lösungen - Vorteile für Mitarbeiter

Source: The Buffer Annual Report

Zuverlässig und sicher

Alle cloud-basierten Projektmanagement-Tools sind mit erstklassigen Technologien ausgestattet und kommen mit ausreichend Maßnahmen daher, die die Datensicherheit gewährleisten. Zudem sind die Daten in der Cloud auch sicher vor Verlust, Diebstahl und Schaden.

Die beste cloud-basierte Lösung für das Projektmanagement

Bei all den verfügbaren Anbietern auf dem Markt, kann die Wahl des richtigen Tools einen erheblichen Einfluss darauf haben, wie effektiv Ihr Remote-Team arbeitet. Essentielle Funktionen sollten eine effiziente Kommunikation und das Aufgabenmanagement mit Deadlines ermöglichen, um den Erfolg Ihres IT-Projekts positiv zu beeinflussen.

Unter Berücksichtigung dieser Voraussetzungen haben wir die Top 5 der cloud-basierten Projektmanagement-Tools zusammengestellt. Mit diesen Tools wird es möglich mit Teams auf der ganzen Welt zusammenzuarbeiten.

1. Zoho Projects

Zoho Projects ist eine der vielen cloud-basierten Lösungen zum Projektmanagement, die mit einem übergeordneten Ziel entwickelt wurde – die Steigerung der Produktivität bei der Arbeit an einem IT-Projekt. Mit fünf verschiedenen Abonnements, die von einem kostenlosen Programm für Freelancer bis hin zu einem ausgeklügelten Plan für große Unternehmen reichen, ist Zoho eine umfassende Software.

Durch die Software lassen sich Aufgaben, Teilaufgaben und Meilensteine auf verschiedenen Kanban-Tafeln organisieren. Dargestellt werden sie als quadratische Kachel. Das ist in den meisten Programmen gleich. Was diese Plattform jedoch von ähnlichen Tools unterscheidet, ist die eingebaute Automatisierung von Service-Level-Agreements. Der Projektstatus wird kontinuierlich überwacht und falls diverse Kriterien nicht eingehalten werden, können automatisch Stakeholder benachrichtigt werden und Aufgaben zugeteilt werden.

Ein weiteres, nützliches Feature ist eine integrierte Analysefunktion, die aus den Rohdaten übersichtliche Dashboards erstellen kann. Dashboards können verwendet werden, um wichtige Kennzahlen zu verfolgen, langfristige Trends zu entdecken, Ausreißer zu ermitteln und verborgene Informationen hervorzubringen.

2. Clarizen

Clarizen ist ein Tool, das sich stark auf individuelle Anpassbarkeit spezialisiert, Insbesondere für große Unternehmen mit komplexen Projekten. Die Enterprise Edition gibt es für 45$/Benutzer/Monat und die Unlimited Edition ist für 60$/Benutzer/Monat zu haben.

Clarizen priorisiert automatisch Projekte, Ressourcen, Aufgaben und Budgets, so dass alle Ressourcen effizient und richtig verwaltet werden. Darüber hinaus erhalten Sie Zugriff auf ein Set von Vorlagen, Workflows, Dashboards, Kalendern und Genehmigungsprozessen.

Der USP dieser Software ist jedoch die integrierte Kollaborationsfunktion, mit der sich Emails, Dokumente und Dateien sowohl mit internen als auch mit externen Stakeholdern teilen lassen, mit der sich Ressourcen zwischen mehreren Teams leichter verwalten lassen und Genehmigungsprozesse zentral zur Verfügung stellt.

Projektmanagemt cloud-basierte Lösungen

3. Trello

Trello ist eines der bekanntesten Tools auf dem Markt. Es zeichnet sich vor allem durch seine Einfachheit aus. In Trello sind schon sehr viele Funktionen in der freien Version verfügbar, und das für eine unbegrenzte Zahl an Benutzern eines Teams. Die Abonnements fangen bei 9,99$/Monat/Benutzer an.

Das vereinfachte Kanban-System ermöglicht es Einzelpersonen oder kleinen Teams ein grundlegendes Projektmanagement aufzubauen. Sie können Aufgaben verfolgen und auch Dateien, Bilder und Links zu diesen hinzufügen. Es lassen sich benutzerdefinierte Dropdown-Menüs erstellen und Dinge archivieren, die sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder benötigen.

4. Basecamp

Mit einer starken Markenpräsenz in den letzten 10 Jahren und über 2 Millionen Kunden ist Basecamp ein Veteran unter den cloud-basierten Lösungen. Basecamp bietet eine 30-tägige kostenlose Testversion für Teams und das Abonnement kostet 99$/Monat, unabhängig von der Teamgröße.

Was Basecamp von allen anderen unterscheidet, ist die einfache, übersichtliche und leistungsstarke Benutzeroberfläche. Einfache Anweisungen, E-mail-Integration, optisch ansprechendes Aufgabenmanagement und ein ausgereiftes Reporting-Tool machen die Nutzung zu einem unkomplizierten Erlebnis. Sie können Aufgaben mit Personen außerhalb des Unternehmens teilen und Benachrichtigungen außerhalb der geschäftszeiten ausschalten.

5. Wrike

Wrike ist ein Tool mit einer Vielzahl an nützlichen Funktionen, die sowohl für einzelne als auch für kooperierende Remote-Teams funktionieren. Es gibt eine freie Version für Teams bis zu 5 Benutzer und die kostenpflichtigen Abonnements starten bei 9,80$/Monat/Benutzer.

Eine herausragende Funktion von Wrike ist die Echtzeit-Verfolgung der Aufgaben. Mit dieser lassen sich Verzögerungen und Probleme frühzeitig erkennen, ohne die Teammitglieder ständig nach dem Status fragen zu müssen. Wrike verfügt auch über Funktionen, wie Aufgabenpriorisierung, eine interaktive zeitleiste, vordefinierte Projektvorlagen, Gantt-Diagramme und Workload-Management. Durch die optimale Nutzung der gegebenen Tools, lässt sich die Planungszeit deutlich verkürzen und es lassen sich unnötige Meetings vermeiden.

Heutzutage gibt es immer mehr Unternehmen mit dezentralen Teams. Eine Kombination aus lokalen und entfernten Remote-Teams. Damit diese Effektiv kollaborieren können, sollten alle Mitglieder in der Lage sein, Informationen auszutauschen, auf Dokumente zugreifen und den Status verfolgen zu können. Das sollten also die Hauptziele der Nutzung von cloud-basierten Lösungen sein.

Um mehr über den Aufbau eines eigenes Remote-Teams in Indien zu erfahren, können Sie sich gerne bei uns melden, indem Sie das Kontaktformular ausfüllen. Gerne beraten wir Sie, um die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

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